Vabaühenduste Fond



 

 

 

Vabaühenduste Fondi koordineerivad:

Astra Sauga
programmi assistent
Avatud Eesti Fond
Tel  6313791
astra(a)oef.org.ee

Maris Jõgeva
programmi koordinaator
Avatud Eesti Fond
Tel  6313791
maris(a)oef.org.ee

 

9 sammu eduka projekti kirjutamiseks:

1. 10 korda mõõda, mõtle ja analüüsi
2. Kas Vabaühenduste Fond on sobivaim programm?
3. Loe hoolikalt läbi taotlemise tingimused
4. Alusta varakult
5. Kasuta juhised, juhendeid, näpunäiteid
6. Kaasamine toob kasu
7. Julge küsida!
8. Nõuded ja reeglid on täitmiseks
9. Kontroll pole kunagi liiast

Taotlemise tingimused

Vabaühenduste Fondist saavad toetust taotleda Eestis registreeritud mittetulundusühingud ja sihtasutused, mis tegutsevad avalikes huvides, ei ole riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse valitseva mõju all ega ole poliitilised parteid. Vabaühenduste Fond toetab avalikes huvides ehk mitte ainult oma liikmete huvides tegutsevate mittetulundusühingute ning sihtasutuste projekte.
 
Toetust saab taotleda:
väikeprojektidele - toetussumma 20 000 - 100 000 krooni, projekti kestvus kuni 12 kuud;
suurprojektidele - toetussumma 100 000 - 500 000 krooni, projekti kestvus kuni 24 kuud.
 
VÜFi toetusest saab katta kuni 90% projekti maksumusest – ühe kümnendiku kulude katmise peab taotleja tagama kas ise või teiste toetajate abiga. Pool kaasfinantseeringust võib olla mitterahaline.
 
Toetatavad projektid peavad olema kavandatud ühes kolmest prioriteetsest valdkonnast: demokraatia ja kodanikuühiskonna areng, keskkond ning säästev areng või sotsiaalne integratsioon ning kohalik areng.
Ootame projektikonkursil osalema algatusi, mille abil tõhustatakse ühenduste tegevusstrateegiaid ning juhtimist, aidatakse kaasa organisatsiooni järjepidevuse tagamisele, soodustatakse koostöövõrgustike tugevnemist, luuakse võimalusi suurema hulga inimeste osalemiseks ja kaasamiseks otsustusprotsessidesse, arendatakse kogukonnateenuseid, parandatakse vabaühenduste tegevuse läbipaistvust ja hinnatakse kodanikuühiskonna arenguid.
 
Enne kui otsustate taotleda ja alustate projekti kirjutamist, lugege kindlasti põhjalikult läbi Vabaühenduste Fondi juhendmaterjal, mis on alusdokumendiks VÜFi läbiviimisel - siin on kirjeldatud taotlusvoorude läbiviimine ja taotlemise täpsemad tingimused.
----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- ----
Vabaühenduste Fond
Juhendmaterjal
 
Vabaühenduste Fond on Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna (EMP) finantsmehhanismide raames loodud toetusskeem, mille eesmärk ontagada kodanikuühenduste osalemine majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks suunatud tegevustes Euroopa Majanduspiirkonnas. Vabaühenduste Fondi vahendusasutuseks Eestis on Avatud Eesti Fond (AEF) , kelle ülesandeks on korraldada toetusskeemi administreerimist. Programmi perioodiks on 1. august 2007- 30.aprill 2011. Programmiperioodi vältel eraldatakse Eesti vabaühendustele projektitoetusteks kokku 33 202 084 krooni.
 
1. Toetusskeemi eesmärk
Vabaühenduste Fondi (VÜF) üldeesmärk on toetada kodanikuühiskonna arendamise abil riigi üldist sotsiaalset ja majanduslikku arengut. Selleks tugevdatakse Eesti vabaühenduste institutsionaalset võimekust ning rolli ja mõju ühiskonnas.
 
2. Toetatavad tegevused, taotlejad ja toetuse suurus
2.1. VÜF toetab projekte, mille tegevused on kooskõlas Vabaühenduste Fondi üldeesmärgiga
 
2.2. VÜFi toetust saavad projektid peavad olema kavandatud ühes järgmistest eelisvaldkondadest:
1)     demokraatia ja kodanikuühiskonna areng (50% programmi vahenditest);
2)     keskkond ning säästev areng (25% programmi vahenditest);
3)     sotsiaalne integratsioon ning kohalik areng (25% programmi vahenditest).
Projektivaldkonna määratleb taotleja taotlusvormis.
 
2.3. Vabaühenduste Fond toetab järgmisi tegevusi:
§ ühenduste institutsionaalse võimekuse tugevdamine (sh näiteks juhtimise, liikmelisuse ning vabatahtlike kaasamise parendamine, tegevuse strateegiline planeerimine, tegevused finantssuutlikkuse parandamiseks ning organisatsiooni järjepidevuse tagamiseks jms);
§ ühenduste eestkostetegevuse ning teenuste pakkumise võimekuse parandamine;
§ info- ja kommunikatsioonitehnoloogiate rakendamine liikmete ning avalikkuse paremaks informeerimiseks, konsulteerimise parandamiseks ning suurema osaluse võimaldamiseks;
§ koalitsioonide moodustamine (sh. vabaühenduste võrgustikud) ning sektoritevahelise koostöö arendamine nii kohalikul, regionaalsel, riiklikul kui rahvusvahelisel tasandil;
§ kogukonna kaasamine kohalike probleemidele lahendamisse ning kogukonnateenuste arendamine;
§ kogukonna tugevdamine läbi sotsiaalse integratsiooni, hariduse ning majandusarengu kompleksse toetamise;
§ sotsiaalse kaasatuse suurendamine ning väiksemate võimalustega elanikkonnagruppidele aktiivsemaks ühiskonnaelus osalemiseks võimaluste loomine;
§ kohalike, regionaalsete ja üleriigiliste otsuste legitiimsuse suurendamine, sh. otsustetegemisse juurdepääsu avardamiseks kaasamiskanalite täiustamine ning avalike institutsioonide aruandekohustuse ja vastutuse suurendamisele kaasa aitavad algatused;
§ demokraatlike väärtuste, hea valitsemise tavade, säästva arengu (s.h keskkonna ja ühiskondlike aspektide) ning võrdõiguslikkuse põhimõtete propageerimine ja edendamine;
§ algatused vabaühenduste legitiimsuse, tegevuse läbipaistvuse ning vastutavuse parandamiseks;
§ Eesti kodanikuühiskonna arengu ning trendide jälgimine ja hindamine. 
 
Toetatavaid eelisvaldkondi, nende toetamise vajadusi ja eesmärke ning soovitud tulemusi on üldisemalt kirjeldatud Vabaühenduste Fondi veebilehel www.oef.org.ee/norra.
 
2.4. Vabaühenduste Fondist saavad toetust taotleda:
Eestis registreeritud mittetulundusühingud ja sihtasutused, mis tegutsevad avalikes huvides, sh:
-       kodanikeühendused, mis tegutsevad vabatahtlikkuse alusel ning ei ole riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse valitseva mõju all;
-       sotsiaalpartnerid (tööandjate ühendused ning ametiühingud);
-       teatud eristaatust omavad sõltumatud organisatsioonid (nt. Rahvusvaheline Punane Rist).
Ühendus ei pea tingimata kuuluma Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud tulumaksusoodustusega MTÜ-de ja SA-de nimekirja, kuid tema eesmärgid peavad olema suunatud ühiskonnale tervikuna, mitte ainult oma liikmeskonnale.
Toetuse taotlejaks ei saa olla poliitilised parteid.
 
2.4.1 Riigi või kohaliku omavalitsuse valitseva mõju all mõeldakse:
- riigi- või kohaliku omavalitsuse esindajate suuremat kui 50%-list osalust vabaühenduse hääleõiguses;
- riigi- või kohaliku omavalitsuse seadusest või lepingust tulenevat otsest või kaudset õigust asutajaõigusi teostades või üldkoosoleku otsusega nimetada või tagasi kutsuda enamikku tegevjuhtkonnast või kõrgema juhtorgani liikmetest.
 
2.4.2 Taotlejal ei tohi olla maksuvõlgnevusi;
 
2.4.3 VÜF toetab koostööd ja partnerlust – partnerorganisatsioonidena võivad projektitegevustesse olla kaasatud kõik teised, sh nii avaliku kui erasektori organisatsioonid. Partneriks loetakse osapoolt, kes omab arvestatavat rolli projekti tegevuste elluviimisel ja võimalusel panustab projekti eelarvesse. Partnerorganisatsioone võib kaasata ka teistest riikidest (eriti soositud on partnerorganisatsioonid EMP riikidest Islandilt, Liechtensteinist, Norrast või teistest ELi liikmesriikidest). Projekti partnerite osalus peab olema projekti eesmärgiga põhjendatud ja mittetulunduslik.
 
2.5. Taotletava toetuse suurus ja projektide kestvus
Vabaühenduste Fond toetab:
-       vabaühenduste väikeprojekte (toetussumma 20 000 – 100 000 krooni, kestvus kuni 12 kuud);
-       vabaühenduste suurprojekte (toetussumma 100 000 – 500 000 krooni, kestvus kuni 24 kuud);
 
2.6. Taotlejapoolse kaasfinantseeringu nõue
Vabaühenduste Fondist on võimalik taotleda toetust kuni 90% projekti abikõlblike kulude katmiseks. Kaasfinantseering, mis võib olla nii taotleja kui projekti partnerite või teiste toetajate poolne panus, peab moodustama vähemalt 10% elluviidava projekti abikõlblikest kuludest ja võib olla nii rahaline kui mitterahaline (vt. p. 5.5). Kaasfinantseering projektile peab olema eristatav ning taotleja teiste projektide tegevused ja eelarved ei ole kaasfinantseeringuna aktsepteeritavad; Taotleja peab esitama kaasfinantseeringut tõendava(d) garantiikirja(d).
 
2.7. Vabaühenduste Fond eelistab projekte, mis kannavad endas järgmisi lisaväärtusi:
-       koostöö – seotud uute koostöövormide ja -sidemete loomisega või olemasolevate edendamisega kodanikuühenduste ja teiste organisatsioonide vahel (nt kohalikud omavalitsused, ülikoolid, eraettevõtjad jmt) ja/või Eesti kodanikuühendus(t)e ja teiste maade ühenduste vahel;
-       innovatsioon – kasutavad probleemi lahendamiseks ja sihtgrupi teavitamiseks uudseid meetodeid;
-       hea valitsemine - sisaldavad järgmiseid elemente: vastutus; läbipaistvus; osalus; võrdsus; õigusriik; haldussuutlikkus ja kompetents; vastavus ühiskonna vajadustele;
-       säästev areng - edendavad säästvat arengut ressursside parema kasutamise ja juhtimise teel; hõlmavad nii keskkondlikku, sotsiaalset kui majanduslikku aspekti;
-       sooline võrdõiguslikkus – positiivne mõju kas ühele või mitmele soolise võrdõiguslikkusega seotud valdkonnale (naiste ja meeste võrdsed majanduslikud ja sotsiaalsed õigused; inimõigused; väärkohtlemise vältimine; võrdväärne osalemine ja otsuste tegemine);
-       jätkusuutlikkus – võimalused projekti jätkumiseks peale toetuse lõppemist: finantsilisest, institutsionaalsest ja sisulisest aspektist.
3. Taotlusvoorude läbiviimine
3.1. Kokku viiakse perioodil 2007 - 2010 läbi 11 taotlusvooru: 6 väike- ja 5 suurprojektidele. Väike- ja suurprojektide taotlusvoorud toimuvad üldjuhul üheaegselt ning kaks korda aastas - kevadel ja sügisel. Ainsate erinevustena kuulutatakse 2007. aasta lõpus välja esimene taotlusvoor tähtajaga jaanuar 2008 ja 2010. aastal toimub üks taotlusvoor vaid väikeprojektidele.
 
3.2 Taotlusvoor kuulutakse välja vähemalt 60 päeva enne taotluste esitamise tähtaega. Kuulutus taotlusvooru avamise kohta avaldatakse ühes eesti- ja ühes venekeelses päevalehes, Avatud Eesti Fondi ja Rahandusministeeriumi veebilehtedel ning levitatakse kodanikuühenduste infolistides. Kuulutuses nimetatakse ära taotluste esitamise täpne tähtaeg, vooru raames jagamisele kuuluv summa, info taotluste esitamise ning lisainformatsiooni saamise võimaluste kohta.
 
4. Vabaühenduste Fondist toetuse taotlemine
4.1. Taotlus vormistatakse eesti keeles, kasutades etteantud vormi. Taotlusvormile tuleb lisada:
-       projekti vormikohane eelarve
-       koopia organisatsiooni kehtivast registrikaardist;
-       koopia organisatsiooni viimasest kinnitatud majandusaastaaruandest;
-       kaasfinantseeringut tõendavad dokumendid;
-       loogiline maatriks: eesmärgid – tulemused – tulemuse hindamise indikaatorid (vajalik ainult suurprojektide puhul);
-       projekti teavitusplaan;
-       partnerluskinnitus (kui projekti on kaasatud partnerorganisatsioonid);
-       projektijuhi ja olulisemate kaasatavate ekspertide CV-d
-       muu projekti hindamisel oluline informatsioon (näit. koolituskava; seminari, kohtumise lühikirjeldus või kava; planeeritava trükise ülesehitus või sisukord vms);
 
Täpsemalt taotlusvormi täitmisest loe taotlusvormi täitmise juhendist, mille leiab veebilehelt www.oef.org.ee/norra.
 
4.2. Taotlused esitatakse paberkandjal, klammerdamata ja allkirjastatuna 2 eksemplaris (originaal ja koopia, lubatud on ka kahepoolsed koopiad) õigeaegselt (vt. p. 3.2 taotlusvoorude läbiviimine) märgusõnaga „Vabaühenduste Fond“ aadressile: Avatud Eesti Fond, Estonia pst. 5a. Tallinn 10143. 
-       tähitud kirjaga;
-       käsipostiga.
Kõik õigeaegselt saabunud taotlused registreeritakse, hilinenud taotlused läbivaatamisele ei kuulu. Registreerimise kinnituseks on kas tähitud posti kviitung, mille taotleja peab alles hoidma, või Avatud Eesti Fondist kohaletoojale väljastatav kviitung.
 
5. Abikõlblikud kulud
Vabaühenduste Fondi toetuse abil võib katta ainult abikõlblikke kulusid, mis peavad olema eelarves lahti kirjutatud kululiikide kaupa.
 
5.1. Abikõlblikeks kuludeks loetakse proportsionaalseid kulusid (arvestades projekti mahtu ja võrreldes ülejäänud organisatsiooni tegevuse mahuga), mis on:
 - tehtud toetuse saajate poolt elluviimislepingus märgitud projekti abikõlblikkuse perioodi jooksul,
 - projekti eesmärkide täitmiseks vajalikud ja põhjendatud,
 - otseselt seotud projekti elluviimisega juhul, kui antud juhendmaterjalis või elluviimislepingus ei ole sätestatud teisiti.
  
5.2. Abikõlblikeks kuludeks on:
 
1) Projekti ning selle raames plaanitud tegevuste läbiviimisega otseselt seotud kulud, nt:
-       projektimeeskonna töötasud;
-       otseselt projekti läbiviimisega seotud side-, transpordi- ja kommunikatsioonikulud;
-       eksperttasud;
-       ürituste- ja koolituste korraldamisega seotud kulud;
-       strateegiate – ning arengukavade koostamisega seotud kulud;
-       üritustel ja koolitustel osalemisega seotud kulud (sh osavõtumaksud);
-       trükimaterjalide väljaandmisega seotud kulud;
-       teavitustegevuse kulud (sh kampaaniate korraldamine, jmt);
-       uurimuste ja analüüside koostamisega seotud kulud;
-       sisseostetavad teenused (nt. õigusabi, notaritasud, tehnilise- ja finantsekspertiisi kulud, riigihanke ettevalmistamisega seotud kulud, raamatupidamis- või auditi kulud) kui need on otseselt projektiga seotud ning projekti elluviimiseks vajalikud.
-       investeeringud (kuni 20% projekti abikõlblikest kuludest), s.h. nt:
-       ITK vahendid (sh riist- ja tarkvara);
-       kontoritehnika ja –mööbel;
-       muu projekti läbiviimise ning organisatsiooni järjepidevuse tagamise seisukohast oluline tehniline varustus;
-       riiklikud maksud ja lõivud, mis ei ole Eesti riigi poolt tagastatavad (sh. käibemaks) (vt. abikõlblikkuse juhendis punkt 7);
 
2)      Organisatsiooni üldkulud (kuni 10% projekti kogumaksumusest), nt:
-       kontorirent;
-       kommunaalkulud;
-       igakuised kommunikatsioonikulud;
-       bürootarbed;
-       projekti läbiviimisega seotud tugipersonali (raamatupidamine, info levitamine jms) kulud.
 
5.3. Abikõlblikud kulud ei ole:
-       maa ja kinnisvara ost;
-       alltöövõtt, kui see suurendab tegevuse maksumust ilma täiendava lisandväärtuseta või kui alltöövõtja tasu on määratud protsendina projekti kogumaksumusest, väljaarvatud siis, kui see tasu on toetuse saaja või vahendusasutuse poolt õigustatud viitega tehtud töö või osutatud teenuste tegelikule väärtusele;
-       finantstehingute võlaintressikulud, valuuta komisjonitasud ja kahjud ning teised finantskulud;
-       viivised, rahatrahvid, kohtuvaidluste kulud;
-       reserv ootamatute kulude katmiseks;
-       organisatsioonide asutamiskulud ja liikmemaksud (sh võrgustike ja rahvusvaheliste organisatsioonide liikmemaksud);
-       muud projekti elluviimise seisukohast põhjendamatud ja ebaolulised kulud.
 
5.4. Abikõlblikkuse periood
 
5.4.1 Projekti raames tehtavad kulud on abikõlblikud alates elluviimislepingu sõlmimise kuupäevast toetuse saaja ning Avatud Eesti Fondi vahel. Projekti abikõlblikkuse perioodi viimane kuupäev fikseeritakse elluviimislepingus.
 
5.4.2 Kõik projekti raames tehtud kulud peavad olema raamatupidamisse sisse kantud abikõlblikkuse perioodi jooksul – s.t. et abikõlblikkuse perioodi peab jääma nii arvete esitamine, tellijate poolt arvete maksmine kui ka ostetud kauba või teenuse/tööde kohale toimetamine. 
 
5.5. Kulude tõendamine
Kõik projekti elluviimisel tekkinud kulud peavad olema tõendatud laekunud arvete või võrdväärset tõendusväärtust omavate raamatupidamisdokumentidega. Samuti peavad kõik projekti elluviijate poolt teostatud maksed (kaasa arvatud mitterahalised panused ja üldkulud) olema kuludokumentidega tõendatud.
 
5.6. Mitterahaline panus abikõlbliku kuluna
Toetuse saajal on lubatud katta kuni 50% nõutud kaasfinantseerimise summast mitterahalise panusena. Mitterahalised kulud on abikõlblikud juhul, kui mitterahalise panuse väärtus on sõltumatult hinnatav, dokumentaalselt tõestatav ja kontrollitav.
Mitterahaline panus võib hõlmata:
-       seadmete või materjalide hankimist;
-       uurimistööd või kutsetegevust;
-       tasustamata vabatahtlikku tööd;
-       ruumide kasutuskulu ainult juhul, kui ei ole tegemist üldkulu, vaid projekti otsese kuluga - st,  näit. seminariruumid või muud ürituse korraldamiseks vajalikud ruumid annab keegi tasuta. 
 
 
Seadmete või materjalide hankimise kui mitterahalise panuse arvestamisel võetakse arvesse seadme või materjali tegelik ja dokumentaalselt tõestatav hind.
Tasustamata vabatahtliku töö, uurimistöö ja kutsetegevuse kui mitterahalise panuse arvestamisel võetakse arvesse tööle kulutatav aeg ja keskmine vastava töö tunni- või päevatasu. See peab olema realistlik ning kooskõlas viimastele statistikaandmetele vastavate ja Statistikaameti kodulehel avaldatud eri valdkondade keskmiste palgatasemetega. Panuse fikseerimiseks peab projektijuht tööajatabelit, milles näitab ära projekti raames tasustamata tööd teinud vabatahtliku ees- ja perekonnanime, tööülesanded ning töötunnid.
Ruumide kasutuskulu arvestamise aluseks on kehtiv ruumide kasutamise hinnakiri.
 
5.7. Organisatsiooni üldkulud
Organisatsiooni üldkulud on regulaarsed administreerimiskulud, mis ei ole otseselt projektiga seotud, kuid on vajalikud selleks, et organisatsioon saaks projekti läbi viia. Organisatsiooni üldkulud võivad moodustada kuni 10% projekti kogumaksumusest. Üldkulud on abikõlblikud juhul, kui need lähtuvad tegelikest kulutustest ning on eristatud proportsionaalselt vastavalt nõuetekohasele ja õiglasele meetodile, s.t. projekti kulude arvestamist ja eristamist kogukuludest proportsionaalselt vastavalt projekti läbiviimiseks vajalikele kuludele (kasutatav büroopind, projekti läbiviimiseks kuluv aeg, jms).
 
5.8 Investeeringud
Kulutused investeeringuteks on lubatud kuni 20 % ulatuses projekti kogumaksumusest. Taotleja peab taotluses põhjendama, miks on investeering projekti eesmärgi saavutamiseks ja tegevuste läbiviimiseks vajalik ning kuidas korraldatakse investeeringuga soetatud seadme/vahendi sihipärane kasutamine tulevikus.
 
6. Taotluste hindamine ja otsuste tegemine
Taotluste hindamine viiakse läbi kahes etapis: tehniline hindamine ning sisuline hindamine. Tehniline hindamine tähendab esmast taotluste nõuetele vastavuse ja abikõlblikkuse kontrollimist. Tehnilise hindamise läbinud taotlused pääsevad edasi sisulisele hindamisele, mis viiakse läbi kolmest sõltumatust eksperdist koosnevate hindamiskomisjonide poolt. Moodustatakse eraldi hindamiskomisjonid väike- ja suurprojektide hindamiseks.  
6.1. Tehnilisel hindamisel kontrollitakse:
-          taotleja vastavust nõuetele;
-          taotluse ja nõutud lisadokumentide olemasolu;
-          taotluse vastavust nõuetele (s.h. kulude abikõlblikkus, nõutud kaasfinantseeringu olemasolu).
 
6.1.1 Kui tehnilise hindamise käigus selgub, et taotleja ning taotlus ei vasta nõuetele, ei läbi taotlus tehnilist hindamist. Kui taotleja ja taotlus vastavad nõuetele, kuid sisuliseks hindamiseks vajab taotlus vormistuse korrastamist või täiendamist, saab taotleja vastavasisulise teate ning tal on 3 tööpäeva aega puuduste kõrvaldamiseks või lisadokumentide esitamiseks.
 
6.2. Sisulisel hindamisel arvestab hindamiskomisjon:
-       taotluse vastavust VÜFi üldeesmärgile ja eelisvaldkondadele;
-       projekti tulemustele orienteeritust ja jätkusuutlikkust, tulemuste selget määratlust taotluses;
-       eelarve kohasust ja tegevuste selget seost eelarvega;
-       taotleja kogemusi ja võimekust projekti elluviimiseks; 
-       kavandatud metodoloogiat.
-       eelnevalt mainitud võimalikke lisaväärtusi (vt. p. 2.7.)
 
6.3. Hindamiskomisjoni liikmetel on õigus taotleda täiendava ekspertarvamuse küsimist projektidele, mille hindamine vajab tehnilisi või muidu valdkondlikke eriteadmisi.
 
6.4 Hindamiskomisjon esitab hindamistulemuste alusel ettepaneku projektitoetuste jagamiseks Avatud Eesti Fondi nõukogule, kes teeb lõpliku otsuse toetuse saajate ning eraldatavate toetuste osas.
 
6.5 Hindamiskomisjonil on õigus teha ettepanekuid projekti rahastamiseks teatud tingimustel – näiteks konkreetsete tegevuste ja kulude vähendamiseks või ärajätmiseks, kui need ei ole projekti eesmärgi saavutamiseks vajalikud. Ettepanek projekti rahastamiseks teatud tingimustel edastatakse Avatud Eesti Fondi nõukogule. Lõplik rahastamisotsus langetatakse peale taotlejalt kirjaliku nõusoleku saamist.
 
6.6 Periood taotluste laekumisest kuni otsuste teatamiseni kestab kuni 80 päeva.
 
7. Tagasiside taotlejatele ja toetuse väljamaksmine
7.1. Tehnilise hindamise nõuetele mittevastavusest teatatakse taotlejale 10 tööpäeva jooksul peale taotluste esitamise tähtaega, seejärel võib ta 5 tööpäeva jooksul peale teate saamist pöörduda AEFi poole palvega otsus üle vaadata, põhjendades otsuse ümberhindamise vajadust.
Otsus toetuse eraldamise või mitteeraldamise kohta edastatakse kirjalikult nii toetust saanud kui tagasilükatud projektide taotlejatele hiljemalt 10 tööpäeva jooksul peale otsuse tegemist.
 
7.2. Toetuse saajatega sõlmib Avatud Eesti Fond elluviimislepingu. Toetuse saajate nimekiri avalikustatakse veebilehel: www.oef.org.ee/norra.
 
7.3. Toetuse väljamaksmine toimub  80 % ulatuses ettemaksena. 20% eraldatud toetusest kantakse üle peale projekti lõpparuande kinnitamist Avatud Eesti Fondi poolt:
-       väikeprojektide puhul tehakse ühekordne ettemakse 5 tööpäeva jooksul pärast elluviimislepingu sõlmimist;
-       suurprojektide puhul tehakse ettemaksed üldjuhul kahes jaos: 50% toetussummast kantakse üle 5 tööpäeva jooksul pärast elluviimislepingu sõlmimist, 30% peale poolte projektitegevuste läbiviimist ning vastava vahearuande heakskiitmist. Suurprojektide läbiviijatel on õigus taotleda 30% ettemaksu ülekandmist ka varem esitatavate vahearuannetega, kui ettemakse on vajalik projekti tegevuskava tähtaegseks elluviimiseks.
 
8. Järelevalve ning hindamine
Programmi hindamises ning järelevalve teostamises osalevad toetuse saajad, Avatud Eesti Fond ning Vabaühenduste Fondi Nõuandev kogu.
 
8.1 Toetuse saaja esitab etteantud vormil (vt. VÜFi aruandevormi) õigeaegselt allolevalt nimetatud kohustuslikud aruanded. Aruannete esitamise tähtajad fikseeritakse elluviimislepingus.
 
8.1.1 Vahearuanne sisaldab informatsiooni projekti edusammude ja toetuse kasutamise kohta. 
Väikeprojektide voorus toetust saanud organisatsioon esitab projekti vahearuande peale seda, kui on möödunud pool projekti elluviimiseks kavandatud ajast, kuid mitte hiljem kui kuue kuu möödumisel elluviimislepingu sõlmimisest.
Suurprojektide voorus toetust saanud organisatsioon esitab vahearuande iga kolme kuu möödudes.
 
8.1.2 Lõpparuanne esitatakse 30 päeva jooksul peale projekti tegevuse lõppemist ning selleks on tegevus- ja finantsaruanne koos kuludokumentidega.
 
8.2. Kui projekti elluviimisel selgub, et taotluses väljapakutud tegevuskavas või eelarves on otstarbekas viia sisse muudatusi, kooskõlastab toetuse saaja need eelnevalt Avatud Eesti Fondiga, põhjendades vajadust muudatusteks vabas vormis esitatavas taotluses.
 
8.2.1Toetuse saaja on kohustatud küsima kirjalikku nõusolekut eelarve muutmiseks alati, kui muudatustega kaasneks eelarve kulude suurenemine või vähenemine rohkem kui 10 % ulatuses erinevate kuluartiklite lõikes. Eelarvemuudatusteks esitab toetuse saaja kirjaliku taotluse, milles toob ära vajalikud muudatused ja nende vajalikkuse põhjendused. 
 
8.2.2Avatud Eesti Fond annab või ei anna nõusoleku muudatusteks ning teatab otsusest kirjalikult hiljemalt 5 tööpäeva jooksul vastava taotluse kättesaamisest. Nõusoleku mitteandmine peab olema põhjendatud.
 
8.3 Avatud Eesti Fond teostab projektide elluviimise üle regulaarset järelvalvet, suheldes toetuse saajatega, kontrollides aruandeid ning viies läbi kohakülastusi. Järelvalve teostamiseks on Avatud Eesti Fondil õigus:
-       viia läbi auditeid kulu- ja maksedokumentide, soetatud seadmete, materjalide ja teostatud tööde kontrollimiseks;
-       nõuda projekti tegevuste ja kulutuste kohta täiendavaid selgitusi, teavet ning dokumente;
-       vähendada toetust juhul, kui projekti kaasfinantseering väheneb alla elluviimislepingus toodud määra;
-       teha muid rahaliste vahendite sihipärase kasutamise kontrollimiseks vajalikke toiminguid.
Toetuse saaja peab esitama nõutud selgitused, teabe ja dokumendid 7 tööpäeva jooksul vastava nõude saamisest.
 
8.3.1 Kohakülastusi ning auditeid viib Avatud Eesti Fond läbi pisteliselt ning vastavalt vajadusele. Auditi läbiviimisest teavitab Avatud Eesti Fond toetuse saajat vähemalt 10 tööpäeva ette. 
 
 
8.4. Nõuandev kogu jälgib Vabaühenduste Fondi nõuetekohast rakendamist ning teeb vajadusel ettepanekuid toetusskeemi paremaks administreerimiseks.
 
8.4.1 Nõuandva kogu moodustavad Rahandusministeeriumi (Finantsmehhanismide RiiklikKontaktasutus), Siseministeeriumi (kodanikuühiskonna arengut koordineeriv ministeerium), Kuningliku Norra saatkonna esindaja, Avatud Eesti Fondi nõukogu (Vahendusasutus) ning vabaühenduste esindajad.
 
8.5 Sõltumatuse tagamiseks allkirjastavad hindamiskomisjoni ja Avatud Eesti Fondi nõukogu liikmed huvide konflikti vältimise deklaratsiooni. Võimaliku huvide konflikti ilmnemisel täidavad programmi töötajad või Avatud Eesti Fondi nõukogu liikmed huvide konflikti küsimustiku.
 
9. Toetuse tagasinõudmise õigus
Avatud Eesti Fondil on õigus nõuda toetust osaliselt või täielikult tagasi, kui:
-       toetuse saaja rikub elluviimislepingus sätestatud tingimusi;
-       ilmneb, et projekti eesmärkide saavutamine ei ole võimalik või projekti elluviimise tähtaegu ei ole järgitud;
-       taotluse esitamise või projekti teostamise ajal on toetuse saaja esitanud valeandmeid või varjanud andmeid;
-       toetuse saaja on rikkunud muudes õigusaktides sätestatud kohustusi.
 
10. Teavitamine ja avalikustamine
10.1 Toetuse saaja peab teavitama saadud toetusest ja sellega elluviidud tegevustest. Taotleja koostab koos projektitaotlusega projekti teavitusplaani (lisa 8), mis saab projekti raames läbiviidavate teavitustegevuste aluseks (vt lähemalt taotluse täitmise juhendist).
Projektiga kaasnevad teavitustegevuse kulud kaetakse projekti eelarvest (vt punkt 5.2). Standardplakatid, -kleebised jm tellib Rahandusministeerium ning edastab Avatud Eesti Fondi kaudu toetuse saajatele tasuta.
 
10.2 Taotlejad valivad avalikustamise meetmete hulgast projekti eesmärkide ja tegevustega enim sobivad:
-          plakatid – kasutatakse toetuse saaja poolt kasutatavates ruumides (näiteks koolituskeskused) või toetuse abil läbiviidavate ürituste juures;
-          infomaterjalid - projekti raames väljaantavad infomaterjalid (voldikud, brošüürid, infolehed) peavad selgelt viitama Vabaühenduste Fondile ja Norra ning EMP finantsmehhanismile. Infomaterjalide esilehel peavad olema toodud vastavad logod. Nimetatud põhimõtteid tuleb rakendada ka juhul, kui teavitamine toimub elektrooniliselt (nt. kodulehed) või audiovisuaalsel teel;
-          infoüritused ja teised olulised projektitegevused- projektiga seotud infoürituste, nagu konverentsid, seminarid, messid või näitused, korraldajad peavad tagama, et selgelt tuuakse välja ürituse seos finantsmehhanismidega.
 
10.3 Toetuse saajad peavad läbiviidavatest üritustest ning teistest projekti olulistest sündmustest aegsasti teavitama Avatud Eesti Fondi, et võimaldada AEFi esindaja üritusel osalemine.
 
10.4 Toetuse saaja on kohustatud igal võimalikul juhul viitama projekti toetajale järgmiselt:
 
-       Vabaühenduste fond on rahastatud Islandi, Liechtensteini ja Norra poolt EMP finantsmehhanismi ning Norra finantsmehhanismi vahendusel. Toetust koordineerib Avatud Eesti Fond.
 
11. Lisainformatsioon:
11.1 Lisainformatsiooni Vabaühenduste Fondi, taotlemise võimaluste, taotluse koostamise, projektide elluviimise, aruandluse jms kohta saab:
 
1) Avatud Eesti Fond, Estonia pst. 5a, Tallinn 10143
 
Maris Jõgeva
Programmi koordinaator
Tel. 6313791
maris@oef.org.ee  

Astra Sauga
Programmi assistent
Tel. 6313791
astra@oef.org.ee  

2) Avatud Eesti Fondi veebilehelt www.oef.org.ee/norra.
3) Rahandusministeeriumi veebilehelt www.eeagrants.fin.ee
 
11.2 Norra ja EMP finantsmehhanismide kohta leiab rohkem informatsiooni:
-       Norra ja EMP finantsmehhanismide veebilehelt: www.eeagrants.org;
-       Rahandusministeeriumi veebilehelt: www.eeagrants.fin.ee