9 sammu eduka projekti kirjutamiseks

Enne Vabaühenduste Fondile taotluse koostamise alustamist tuletage korraks meelde oma organisatsiooni eesmärgid ning vaadake kriitilise pilguga organisatsooni sisse. Lihtsam on nendel, kellel on juba olemas läbimõeldud tegevusstrateegiad või tegevuskava,  kus on ressursse ning riske põhjalikumalt kaalutud. Kui analüüs paberil puudub, tasub võtta veidi aega ja mõtelda ühenduse sihtidele ja igapäevasele tegevusele (mida enam liikmeid arutelusse kaasata, seda parem): Millise hinnangu anname oma tegevusele? Kas oleme suutelised eesmärke soovitud tasemel täitma? Kuidas saaksime oma sihtgruppide huve veelgi jõulisemalt kaitsta? Kas me oleme piisavalt tuntud ja usaldusväärsed leidmaks tunnustust ja häid koostööpartnereid? Kui tahaksime enamat, siis mis meid selleks takistab? Kas meie töökorralduses, oskustes või teadmistes on midagi, mis vajaks ümberkorraldamist või tuge? Mida saaksime teha selleks, et meie tegutsemisvõimekus suureneks?

Vabaühenduste Fond toetab projekte, mis on suunatud ühenduste tegutsemisvõimekuse parandamisele ning mõju ja rolli suurendamisele ühiskonnas.

Kui teil on oma  organisatsiooni vajadused selged ning tegevusplaan hakkab mõtetes küpsema, tuleks kontrollida, kas teie organisatsiooni jaoks olulised tegevused on Vabaühenduste Fondi konkurssidel toetuskõlbulikud. Erinevatel toetusprogrammidel on erinevad eesmärgid, mistõttu on tegevused, mida toetatakse, juba teatud määral eelnevalt piiritletud. Nii toetab Vabaühenduste Fond eelkõige organisatsioonide võimekuse kasvule kaasa aitavaid ja mitte niivõrd valdkondade arengule suunatud algatusi. Kasulik on uurida ka teiste toetusprogrammide sisu ning tingimusi – eesmärgiga leida oma idee ning vajaduste jaoks sobivaim rahastamisvõimalus. Niisama katsetamine ei ole mõttekas – kahju on ju sellest, kui kulutate palju aega taotluse koostamisele, mis tõenäoliselt heakskiidetud ei saa.

Vabaühenduste Fondi kaudu toetatavate tegevuste nimekiri on toodud juhendmaterjalis p. 2.3. Projekti eesmärk ning tegevusplaan peab olema kooskõlas  vähemalt ühe toetatava tegevusega.

Igal toetusprogrammil on omad tingimused: kes saavad toetust taotleda; millises vormis tuleb taotlus esitada; kui suures ulatuses on nõutud kaasfinantseering; millised dokumendid tuleb taotlusele lisada;  millised piirangud on seatud kulutustele (näiteks investeeringuteks kasutatav summa). Nende reeglitega peate arvestama valikute tegemisel ning oma taotluse koostamisel. Vastavalt reeglitele saate ka oma projektiideed kohandada.

Vabaühenduste Fondist toetuse taotlemise ning toetuse kasutamise tingimused on kirjas Juhendmaterjalis(link). 

„Alusta varakult” kõlab kõigile niigi selge tõeterana, kuid praktika on näidanud, et selle meeldetuletamine ei ole liiast. Pange enda jaoks kirja lihtne ajakava -  varuaeg on kindlasti oluline läbirääkimisteks partneritega (ka partnerluskinnitus peab teieni õigeks ajaks jõudma), kaasfinantseerimise garantiikirjade küsimiseks, kulude täpsustamiseks ja paljudeks ootamatusteks. Hea taotlus on koostatud meeskonnatööna, mis võtab enam aega, kui vaid ühe inimese mõtete kirja panemine. Kui lõpetate taotluse koostamise mõni aeg enne tähtaega, tekib teil võimalus enne esitamist see hoolikalt uue pilguga üle vaadata ja vajadusel täpsustada.

Juhendid on suhtlusvahendiks taotleja ning programmi administreerijate vahel – juhendites tuuakse välja, mida täpsemalt ühe või teise taotluse punkti all oodatakse ning aidatakse vormide täitmisel. Kuigi juhendite kasutamine ei ole kohustuslik, on need kõik koostatud taotlejate abistamiseks. Ka korduma kippuvad küsimused tasub läbi lugeda. Uurige näidiseid ja hindamiskriteeriume – viimased annavad aimu küsimustest, millele hindajad teie taotlusest vastuseid otsivad.

Vabaühenduste Fondi taotluse koostamisel on abiks taotlusvormi täitmise juhend.

Mitu pead on ikka mitu pead. Kaasake projekti planeerimisse ning taotluse koostamisse organisatsiooni liikmed, arutage tegevusplaan läbi partneritega, täpsustage sihtgrupiga nende vajadused ning ootused. Avatud lähenemise tulemuseks on kindlasti läbimõeldum ja terviklikum projekt, mis arvestab probleemistiku erinevate aspektidega.

Kui miski on jäänud arusaamatuks  taotlemise tingimustes või taotlusvormi täitmisel, või kui te ei ole kindel, kas organisatsioon taotlejana, planeeritud tegevus või vajalik kulu sobib Vabaühenduste Fondi raamidesse, võtke julgelt telefon ning küsige üle.  Igaks juhuks tasub üle täpsustada kõik tekkinud kõhklused – kasvõi südamerahuks.

Vabaühenduste Fondi puudutavates küsimustes saab abi nii e-posti teel kui telefonil 631 3791, küsides programmi assistent Astra Saugat (astra@oef.org.ee) või koordinaator Maris Jõgevat (maris@oef.org.ee).

Kuigi projekti koostamine ning tegevusplaani kirjeldamine nõuab teatud loovust, olge programmi reeglite järgimisel täpsed. Täitke taotlusvorm ning lisad etteantud vormis – nii saate kindel olla, et kindlustate hindajad vajaliku informatsiooniga. Kui teatud kulutused on lubatud vaid kindlas ulatuses (näiteks investeeringuteks kuni 20%, üldkuludeks kuni 10%), siis ei tohi eelarves nimetatud kulud   ka mõne krooni võrra lubatud määra ületada. Lisage taotlusele kõik nõutud dokumendid ning garanteerige kaasfinantseeringu olemasolu. Kahju on, kui hea idee jääb toetuseta puuduliku vormi tõttu.

Kas kõik küsimused on saanud vastuse? Kas kõik kohustuslikud dokumendid taotlusele lisatud? Kas vajalikud allkirjad on olemas? Kas eelarvearvutused on õiged? Kui algselt paikapandud ajakava jätab päeva või paar ajavaruna kontrollimiseks, siis võib nii mõnigi lihtsalt parandatav „näpukas“ ootamatult välja tulla.

Vabaühenduste Fondi taotlusvormi lõppu on lisatud kontroll-loend, mille abil saate kontrollida kas taotlus on esitamiseks valmis.